Conditions générales de vente
1. Devis
Le client peut faire une demande de devis sur mesure par le biais de la page « séjour sur mesure » ou depuis « idées de séjours ». A réception de votre demande, notre équipe vous fera parvenir un devis personnalisé sous 48h (jours ouvrés). Pour nous permettre de finaliser le devis, vous serez amenés à nous communiquer vos coordonnées personnelles. Les données renseignées sont exclusivement utilisées dans le cadre de votre demande de devis. Elles ne seront en aucun cas utilisées à d’autres fins ou communiquées à des tiers. Pour de plus amples informations, consultez notre Politique de confidentialité
Le devis envoyé par Via Tropical Costa Rica est établi sous réserve de disponibilité auprès des partenaires sélectionnés. Aucune réservation ou blocage ne seront effectués auprès des partenaires lors de l’élaboration du voyage client.
Sur la base de cette première proposition, le client pourra demander à Via Tropical Costa Rica d’opérer des modifications au devis proposé initialement afin d’affiner son voyage sur mesure: étape, établissement hôtelier, catégorie de chambre, activité, choix du véhicule de location…
Le service de devis personnalisé est un service gratuit proposé par l’agence Via Tropical Costa Rica. Il s’agit d’un document confidentiel uniquement destiné au client. Sa diffusion ou publication à des tiers est interdite.
2. Réservation
Le client pourra accepter le devis et confirmer son intention de réserver le séjour en remplissant le formulaire « bon de réservation de séjour » présent dans nos devis.
Dès réception de votre bon de réservation de séjour, Via Tropical Costa Rica procédera dans les meilleurs délais aux réservations des prestations concernées. Dans le cas où l’une ou plusieurs des prestations ne seraient pas disponibles, Via Tropical Costa Rica prendra contact avec vous pour vous suggérer des alternatives de catégories similaires. Vous aurez la possibilité d’accepter ou non.
L’inscription ne sera définitive que lorsque toutes les réservations seront effectuées par l’agence (hôtels, restaurants, activités, véhicule… ) et donnera lieu, alors à l’émission du dossier définitif.
3. Réglement
Toute inscription devra être accompagnée du versement d’un acompte représentant 40% du montant total des prestations. Le solde (60%) devra être réglé 45 jours avant le début effectif du séjour ou 60 jours si votre voyage se déroule durant les très hautes saisons (Fêtes de fin d’année et Semaine Sainte (semaine de Pâques))
Le règlement s’effectue par virement bancaire international en dollars USD, tous les frais bancaires étant à la charge du client. Le client devra envoyer l’avis de virement de sa banque par mail à [email protected] .
Via Tropical Costa Rica ne pourra être tenu pour responsable si les informations ou règlements ne sont pas reçus à temps et si les réservations en sont alors affectées.
4. Frais d'annulation et/ou modification
Toute annulation et/ou modification à votre initiative devra nous être communiquée par mail et nous vous en accuserons réception. L’agence Via Tropical Costa Rica procédera aux modifications ou aux annulations partielles ou totales suivant les directives du client.
Aucune assurance annulation n’est incluse dans nos prestations. Aussi, nous recommandons à nos clients de souscrire à une assurance voyage annulation qui couvre vos annulations de dernière minute en cas de maladie grave, décès d’un proche, etc… (voir paragraphe « 7. Assurances voyages)
Si le client doit annuler son voyage, les sommes versées seront remboursées sous réserve des retenues suivantes, en fonction de la date du désistement :
– De la réservation à 120 jours avant l’arrivée : Une retenue de 150 $ USD par participant sera appliquée avant remboursement de l’acompte versé.
– De 119 à 90 jours avant l’arrivée : 70% de l’acompte versé sera retenu, correspondant aux frais et aux pré-paiements de certains services (hôtels, visites, transports…).
– De 89 à 45 jours avant l’arrivée : 100% de l’acompte versé sera retenu, correspondant aux frais et aux pré-paiements de certains services (hôtels, visites, transports…).
– De 44 à 31 jours avant l’arrivée : 60% du montant total du dossier sera retenu, correspondant aux frais et aux pré-paiements de certains services (hôtels, visites, transports…).
– Moins de 30 jours avant l’arrivée : 100 % du montant total du dossier sera retenu, correspondant aux frais et aux pré-paiements de la totalité des services (hôtels, visites, transports…).
Tout remboursement se fera après déduction des frais de change et frais de virement international.
En cas de changement du nombre de participants, les tarifs seront révisés et adaptés au nouveau nombre de participants.
En cas d’impossibilité d’effectuer le voyage pour cas de force majeure lié à une crise sanitaire ou à la fermeture des frontières, il sera émis un avoir égal aux sommes versées valable 18 mois et sur la base des mêmes prestations. Avoir non remboursable et non cessible.
5. Révision des prix
Après la réservation, les prix peuvent être révisés en cas de modification légale concernant l’activité touristique (taxes).
Nos prix ont été établis sur la base du taux dollar à la date fixée par chaque fournisseur, et en fonction des données économiques suivantes :
– Taxe de vente IVI (Impuesto de Venta Incluido) de 13 % à ce jour.
– Coût du transport, notamment lié au coût du carburant.
– Frais et taxes d’aéroport pour les vols internes (taxe d’atterrissage, d’embarquement, de débarquement, de sécurité, écotaxe…).
– Variation du cours des devises.
La variation de ces données économiques sera intégralement répercutée sur le prix de vente. Via Tropical Costa Rica se réserve le droit de modifier les prix tant à la hausse qu’à la baisse.
6. Réclamations / Litiges
Toute réclamation en ce qui concerne un circuit (désaccord, inaccomplissement d’une partie du circuit, etc.) devra être formulée par email par le client auprès de Via Tropical Costa Rica. Aucune réclamation ne sera acceptée passé le délai d’un mois après la fin du voyage.
Un éventuel litige se réglera à l’amiable. En cas de désaccord complet, Via Tropical Costa Rica étant une société de droit local, ce sont les Tribunaux de San José, Costa Rica qui sont jugés compétents.
7. Assurances voyages
Aucune assurance n’est incluse dans nos prestations (sauf en cas de location de véhicule: assurances de base obligatoire et assurances complémentaires (en option))
En acceptant de voyager avec Via Tropical Costa Rica, vous vous engagez à souscrire personnellement et de façon obligatoire à une assurance assistance-rapatriement. La plupart des cartes de paiement donnent droit au bénéfice d’une ou deux assurances ; une assurance voyage et une convention d’assistance médicale/rapatriement. En payant votre billet d’avion avec votre carte bancaire, vous êtes normalement assurés de fait. Nous vous conseillons de vous renseigner à ce sujet auprès de votre établissement bancaire.
De même, nous vous recommandons de souscrire à une assurance annulation auprès de votre assureur.
Nous vous invitons également à consulter l’offre Globe Partner de notre partenaire ACS-AMI qui propose un excellent rapport qualité/prix pour des prestations et garanties de votre assurance voyage.
Via Tropical Costa Rica vous fera signer une décharge de responsabilités. Seule une assistance aux démarches à effectuer en cas de sinistre est envisageable de la part de Via Tropical Costa Rica.
8. Assistance
Via Tropical Costa Rica met à votre disposition une assistance francophone 24h/24h et 7J/7 pendant toute la durée de votre séjour. Le numéro de téléphone vous sera communiqué dans les vouchers et le carnet de route.
9. Garanties de responsabilité civile de l'agence Via Tropical Costa Rica
L’agence de voyage réceptive Via Tropical Costa Rica dispose des garanties du contrat de Responsabilité Civile Professionnelle à hauteur de $ 500,000.00 USD. Contrat #RCGE-010010-1091 au nom de la société FAR MIL VIA COSTA RICA S.A auprès de l’Oceánica de Seguros.
Registre du Commerce et des Sociétés: 3-101-644573
10. Responsabilité
Passeports, vaccins, documents: Via Tropical Costa Rica ne saurait se substituer à la responsabilité individuelle de chacun des participants. Ceux-ci doivent se conformer aux règlements et formalités de police, douane et santé à tout moment du voyage.
Renseignez-vous auprès du Consulat le plus proche au sujet des formalités douanières en vigueur.
Pages Internet des consulats et ambassades du Costa Rica:
Ambassade du Costa Rica en Belgique et Luxembourg: cliquez ici
Ambassade du Costa Rica au Canada: cliquez ici
Ambassade du Costa Rica en France: cliquez ici
Ambassade du Costa Rica en Suisse: cliquez ici
11. Risques
Chaque participant est conscient que, vu le caractère des voyages que nous organisons, il peut courir certains risques dus notamment à l’éloignement des centres médicaux, l’état des routes, le caractère aventureux de certains circuits (notamment les randonnées, les sports nautiques, la plongée sous marine, les expéditions en véhicule tout terrain…). Le Costa Rica ne dispose pas encore de structures permettant une évacuation rapide dans la plupart des endroits éloignés des villes. Le client assume ces risques en toute connaissance de cause et s’engage à ne pas faire porter la responsabilité des accidents pouvant survenir, à Via Tropical Costa Rica, à ses guides, chauffeurs ou aux différents prestataires de services.
Si les circonstances l’imposent et en particulier pour assurer la sécurité de l’ensemble du groupe ou voyageur(s) indépendant(s), mais aussi pour des raisons climatiques ou des événements imprévus, Via Tropical Costa Rica se réserve le droit directement ou par l’intermédiaire de ses accompagnateurs ou prestataires de substituer un moyen de transport, un hébergement, un itinéraire à un autre, ainsi que les dates ou les horaires de départ, sans que les participants puissent prétendre à aucune indemnité.
Chaque participant doit se conformer aux règles de prudence et suivre les directives données par l’agence Via Tropical Costa Rica ou ses guides.
Via Tropical Costa Rica ne peut être tenu pour responsable des accidents qui seraient dus à l’imprudence individuelle d’un membre du groupe. Via Tropical Costa Rica se réserve le droit d’expulser à tout moment d’un groupe une personne dont le comportement peut être considéré comme mettant en danger la sécurité ou le bien-être des autres participants ou d’autrui. Aucune indemnité ou remboursement ne serait alors due.
12. Hôtellerie
L’infrastructure hôtelière au Costa Rica reste de qualité inférieure à celle que l’on peut trouver en Europe de l’Ouest. Cependant, nous travaillons régulièrement avec les hôtels que nous vous proposons. Nous les connaissons et maintenons des rapports de confiance avec leurs propriétaires.
13. Bagages
Vos bagages demeurent en permanence sous votre propre responsabilité. Ne confiez pas à votre accompagnateur et/ou chauffeur la charge de les surveiller. Ils ne peuvent pas matériellement assurer cette tâche.
14. Transport aérien local et international
Si votre voyage est modifié en raison d’une perturbation du trafic aérien local ou international ou pour des raisons climatiques, nous ne pourrons être tenus pour responsables. Les frais en résultant resteraient à votre charge ou le cas échéant à la charge de la compagnie responsable.
Les prestations (transport, hôtel ou activité) annulées ou perdues ne seront pas remboursées par Via Tropical Costa Rica ou ses prestataires.
15. Climat
Les prestations (transport, hôtel ou activité) annulées pour des raisons climatiques et de votre propre fait ne seront pas remboursées.
16. Force majeure
Si des événements extérieurs venaient perturber la marche normale du pays (ex: troubles politiques et sociaux, émeutes, épidémie, catastrophes naturelles,…), Via Tropical Costa Rica se réserve le droit d’annuler un voyage, de le reporter ou d’en modifier son contenu. En cas d’annulation, il sera retenu la part de l’acompte correspondant au prépaiement des prestations déjà réservées. En cas de modification du parcours, un nouveau devis sera établi.
Via Tropical Costa Rica s’engage à vous donner un suivi de la situation et à vous aider dans vos démarches.
Annulation Covid-19: Compte tenu des circonstances exceptionnelles de l’épidémie, nous devons appliquer la règle d’une annulation pour cause d’évènement “exceptionnel” qui ne donne pas droit à une indemnité forfaitaire prévue en cas d’annulation.
Nous étudierons au cas par cas les demandes de report de votre voyage et nous nous efforcerons d’obtenir les meilleures conditions afin de reporter à une date ultérieure le séjour. Si le nouveau voyage est plus onéreux que celui initialement réservé, la différence vous sera alors facturée.
L’avoir que vous recevrez sera valable à compter de sa date d’émission et le délai d’application variable selon les conditions de report des prestataires de votre dossier.
17. Taux de change
Les circuits vendus dans une autre monnaie que le Dollar Américain (notamment l’Euro) sont basés sur un taux de change calculé à un moment donné. Via Tropical Costa Rica établit le taux de change selon l’indice donné par la Banque Centrale du Costa Rica pour le change Colones/Dollar US et le change Dollar US/Euro. En cas de dévaluation subite, le montant du voyage sera réévalué.
L’acceptation d’un devis vaut acceptation de nos Conditions Générales de Ventes.
Nom commercial: Via Tropical Costa Rica by Via Tropical Group
Registre du Commerce et des Sociétés: CJ 3-101-644573
Dernière révision: août 2020
